Помимо обычной для граждан регистрации транспортного средства в Госавтоинспекции, предприятия и организации, имеющие транспортные средства обязаны:
Согласно Федеральному закону от 26 февраля 1997 г. N 31-ФЗ "О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации" и Приказу Минобороны РФ от 31 декабря 1999 г. N 628 "Об утверждении Перечней техники, гужевого и вьючного транспорта, предоставляемых организациями и гражданами войскам, воинским формированиям и органам, и Инструкции по учету в Вооруженных Силах Российской Федерации техники, гужевого и вьючного транспорта организаций и граждан, имущества организаций и ремонтных организаций" Автомобили всех типов и марок, прицепы и полуприцепы автомобильные. Подлежат предоставлению войскам. Для этого в военных комиссариатах районов, городов (без районного деления) ведется: учет техники организаций и граждан по количественным, номерным показателям и техническому состоянию; Уточнение сводных карточек производится при: получении от организаций сведений о результатах прохождения государственного технического осмотра техники;
Согласно п.1. Статьи 20. Федерального закона от 10 декабря 1995 г. N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" которая предъявляет Основные требования по обеспечению безопасности дорожного движения к юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям при осуществлении ими деятельности, связанной с эксплуатацией транспортных средств а так же письма Минздрава РФ от 20 января 2003 г. N 2510/478-03-32 "О предрейсовых осмотрах и медицинских освидетельствованиях на состояние опьянения" Юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие на территории Российской Федерации деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны: "…организовывать и проводить с привлечением работников органов здравоохранения предрейсовые медицинские осмотры водителей, мероприятия по совершенствованию водителями навыков оказания доврачебной медицинской помощи пострадавшим в дорожно-транспортных происшествиях;"
Согласно Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете",В соответствии с пунктом 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации , утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.98 г. N 34н, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Эти документы содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки. Формы первичных документов утверждаются Госкомстатом РФ. Согласно постановлению Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом. Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).
Ранее существовало требование заключить договор на техобслуживание и парковку ТС, Однако в настоящий момент мы не нашли документального подтверждения или опровержения по этому поводу. (должно быть где-то в инструкциях ГАИ о правилах постановке на учет).
Согласно п.11 статьи 264 НК РФ (Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией) расходы на содержание служебного транспорта включаются в расходы организации в целях налогообложения: "..расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта). Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации;"
Расходы по ГСМ относить на себестоимость можно по установленным нормам расхода ГСМ при наличии путевых листов с километражем и чеков АЗС, а зачитывать НДС только при наличии счетов-фактур, что ведет к необходимости заключения договора с топливным оператором.